Datenschutz-Ordnung der Narrengilde Lörrach 1936 e.V.


§ 1: Art, Zweck, Verwendung und Verantwortlichkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Narrengilde Lörrach 1936 e.V., Postfach 2035, D-79510 Lörrach (Mail: info@narrengilde-loerrach.de) nimmt folgende Daten der gemeldeten Kontaktpersonen ihrer Mitgliedvereine und –gruppierungen sowie ihrer Vorstandsmitglieder auf:

– Name des Vereins
– Name und Zuname
– Funktion im Verein
– Adresse
– Telefonnummern
– Mailadresse
– Geburtsdatum
– Bankverbindung.

Diese Informationen werden in den EDV-Systemen des Obergildenmeisters, des Zeremonienmeisters (stv. Obergildenmeister), des Seneschalls (stv. Obergildenmeister) und des Schatzmeisters gespeichert.

Im Rahmen ihrer Tätigkeiten haben ferner der Marktmeister, die GEMA-Beauftragte und die Revisorin Einsicht in für ihre Aufgabenerfüllung relevanten Daten.
Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich und erforderlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.


§ 2: Datenübermittlung an Dritte

Personenbezogene Daten können an Dritte weitergegeben werden, soweit dies die Erfüllung beziehungsweise die Abwicklung eines spezifischen Vertrages erforderlich macht.
Betroffen hiervon sind die Datenweitergabe an einen Steuerberater zum Zwecke der Erstellung von Steuererklärung und Bilanz sowie die Weitergabe von Name, Vorname und ggf. Geburtsdatum an die Versicherung im Falle eines gewünschten Abschlusses einer Unfall-Zusatzversicherung.
Darüber hinaus tauscht die Narrengilde Lörrach 1936 e.V. keine personenbezogenen Daten mit Dritten aus. Dies schließt Mitgliedsverbände ausdrücklich mit ein.


§3: Vereinsinterne Kommunikation und Weitergabe personenbezogener Daten

Vorstandsmitglieder sowie Personen, die im Verein eine besondere Funktion ausüben (z.B. Kontaktpersonen von Mitgliedsvereinen, Gildenräte, stellvertretende Gildenräte), welche die Kenntnis bestimmter Mitgliederdaten erfordert, erhalten eine Liste mit den benötigten Mitgliederdaten ausgehändigt.
Zur Wahrnehmung der satzungsmäßigen Rechte gewährt der Vorstand gegen die schriftliche Versicherung, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden, zudem Einsicht in das Mitgliederverzeichnis beziehungsweise das Verzeichnis der gemeldeten Kontaktpersonen.


§4: Weitergabe personenbezogener Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Der Verein informiert die regionalen Medien über besondere Ereignisse im Verein und die Veranstaltungen der Lörracher Fasnacht in Wort und Bild. Informationen dieser Art werden zudem auf der Internetseite des Vereins und im Programmheft für die Fasnacht (Narrenfahrplan) veröffentlicht.
Vor der Veröffentlichung personenbezogener Daten und Bilder im Internet muss die betroffene Person eine Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung personenbezogener Daten unterzeichnen.
Jede betroffene Person kann gegenüber dem Vorstand jederzeit Einwände gegen eine solche Veröffentlichung ihrer personenbezogenen Daten erheben bzw. ihre erteilte Einwilligung in die Veröffentlichung im Internet widerrufen. Im Falle eines Einwandes bzw. Widerrufs unterbleiben weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten der widerrufenden Person werden unverzüglich von der Homepage des Vereins entfernt.

§5: Übermittlung von personenbezogenen Daten zu Werbezwecken

Der Verein gibt keine personenbezogene Daten zu Werbezwecken an Dritte weiter.
Bei Bedarf und sofern es den Interessen der Mitgliedvereine dient kann der Verein Informationen und Einladungen Dritter direkt an seine Mitglieder weiterleiten.


§6: Aufbewahrungsfristen

Beim Austritt eines Mitgliedsvereins und beim Wechsel von Kontaktpersonen oder Vorstandsmitgliedern werden Name, Zuname, Adresse, Telefonnummern, Mailadresse und Geburtsdatum aus dem Mitgliederverzeichnis gelöscht.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, welche die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahren ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.


§7: Betroffenenrechte

Jede in der Datenbank der Narrengilde Lörrach 1936 e.V. erfasste Person hat das Recht, eine zur Datenverarbeitung erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen und der Verwendung der Daten zu Zwecken der Weitergabe von Informationen und Einladungen Dritter zu widersprechen.
Zudem hat jede Person das Recht Auskunft über die Daten zu verlangen, die bei der Narrengilde Lörrach 1936 e.V. über sie gespeichert sind. Bei Unrichtigkeit der Daten kann die Berichtigung, bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten gefordert werden.

Der Umfang der Datenverarbeitung kann durch die betroffenen Personen jederzeit eingeschränkt werden.
Es besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Mailadresse: poststelle@lfdi.bwl.de  /  Telefon: 0711  615541 – 0
Online-Beschwerdeformular: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/online-beschwerde


§8: Datenschutzbeauftragter

Gemäß Artikel 37 der Datenschutz-Grundverordnung muss kein Datenschutzbeauftragter benannt werden, wenn weniger als 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind.
Laut §1 der vorliegenden Datenschutz-Ordnung der Narrengilde Lörrach 1936 e.V. haben lediglich der Obergildenmeister, der Zeremonienmeisters, der Seneschall, der Schatzmeister, der Marktmeister, die GEMA-Beauftragte und die Revisorin Zugriff auf die Daten. Die Narrengilde Lörrach 1936 e.V. verzichtet deshalb auf die Benennung eines speziellen Datenschutzbeauftragten und belässt die diesbezügliche Verantwortlichkeit beim Obergildenmeister in seiner Funktion als gesetzlicher Vertreter des Vereins.